Reklamacje

Regulamin reklamacji dla Klientów detalicznych

I. Warunki RMA POLCAN Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A.:

Niniejsze warunki określają zasady odpowiedzialności POLCAN za sprzedane produkty oraz tryb postępowania w przypadku wystąpienia wady w produktach zakupionych w POLCAN, zwanego dalej postępowaniem reklamacyjnym.

Słowniczek:

• e-SKLEP – platforma internetowa, do której prawo użytkowania posiada Polcan, dostępna pod adresem www.esklep.polcan.pl i umożliwiająca składanie zamówień przez Użytkownika.
• Formularz rejestracyjny – formularz elektroniczny, który został wypełniony przez Użytkownika celem uzyskania dostępu do funkcjonalności e-SKLEPu polegającej na składaniu zamówień na produkty oferowane w e-SKLEPie.
• Koszyk – strona w e-SKLEPie, na której przedstawione są informacje na temat zamówienia składanego przez Użytkownika.
• Opiekun handlowy – osoba fizyczna będąca pracownikiem albo współpracownikiem Polcan, wskazana przez Polcan jako osoba kontaktowa w sprawie zamówień i obsługi Użytkownika.
• Partner – osoba prawna albo fizyczna, z którą Polcan zawarł umowę o współpracy handlowej w przedmiocie sprzedaży produktów oferowanych w e-SKLEPie.
• Polcan – POLCAN spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. z siedzibą w Ożarowie Mazowieckim (ul. Kręta 4, 05-850 Ożarów Mazowiecki).
• Regulamin – oznacza niniejszy regulamin wraz ze wszystkimi załącznikami.
• Strona produktowa – strona w e-SKLEPie, na której przedstawione są informacje na temat produktu.
• Użytkownik – osoba fizyczna albo osoba prawna albo jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje osobowość prawną, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, posiadająca pisemne upoważnienie od Partnera do kontaktów z Polcan.
• Użytkownik-konsument – Użytkownik będący osobą fizyczną, dokonującą zakupów w e-SKLEPie w zakresie działalności niezwiązanej bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą lub zawodową a także osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, lecz z której treści wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez taką osobę działalności gospodarczej. W treści Regulaminu wskazane są postanowienia, które nie znajdą zastosowania w stosunku do Użytkownika-konsumenta.

1. Informujemy, że w niektórych przypadkach towar można reklamować bezpośrednio u producenta. Takie postępowanie znacznie skróci czas reklamacji oraz pomoże we wszelkich technicznych zapytaniach z Państwa strony. Aby skorzystać z tej opcji prosimy o kontakt z nami w celu podania adresu serwisu lub sprawdzenie tej informacji w karcie gwarancyjnej produktu lub na stronie www producenta.

2. W przypadku rozpatrzenia reklamacji na korzyść Użytkownika – Polcan naprawi lub wymieni Użytkownikowi reklamowany produkt na pełnowartościowy lub jeżeli wymiana nie będzie możliwa zwróci należność za reklamowany produkt w ciągu 14 (czternastu) dni od daty rozpatrzenia reklamacji. Wraz ze zwrotem należności za reklamowany produkt, Polcan zwróci także koszty dostarczenia i zwrotu przesyłki.

3. Postępowaniu RMA podlegają produkty zakupione w POLCAN.

4. POLCAN nie ponosi odpowiedzialności z tytułu niezgodności towaru z umową i gwarancji za wady w przypadku produktów:

• uszkodzonych mechanicznie, których uszkodzenie powstało z winy użytkownika,
• eksploatowanych niezgodnie z warunkami podanymi w instrukcji obsługi lub niewłaściwie konserwowanych,
• w których zostały naruszone lub uszkodzone plomby gwarancyjne,
• w których zostały zerwane naklejki identyfikacyjne z nieczytelnymi numerami seryjnymi,
• noszące ślady niewłaściwej (tj. niezgodnej z przeznaczeniem lub zaleceniem) eksploatacji oraz nieodpowiedniego pakowania,
• zużytych (materiały eksploatacyjne),
• produkty niespełniające warunków gwarancji producenta.

5. Polcan ma obowiązek dostarczenia Użytkownikowi przedmiotu zamówienia wolnego od wad.

6. Użytkownik ma prawo do złożenia reklamacji w ciągu 2 (dwóch) lat od daty doręczenia mu przedmiotu zamówienia, o ile w terminie 1 (jednego) roku od dnia, w którym stwierdził niezgodności dostarczonych produktów z umową, zawiadomi Polcan o stwierdzonej niezgodności. W stosunku jednak do Użytkownika-konsumenta termin na zawiadomienie Polcan o stwierdzonej niezgodności nie może zakończyć się wcześniej niż przed upływem 2 (dwóch) lat od daty doręczenia temu Użytkownikowi przedmiotu zamówienia.

7. W wypadku wady towaru konsument może według swojego wyboru skorzystać z gwarancji producenta albo dokonać zgłoszenia reklamacyjnego z tytułu niezgodności towaru z umową, w tym wypadku konsument może żądać doprowadzenia do stanu zgodnego z umową po przez nieodpłatną naprawę albo wymianę na nowy. Wybór należy do klienta chyba że naprawa lub wymiana jest niemożliwa lub naraża konsumenta na znaczne niedogodności, klient ma prawo domagać się stosownego obniżenia ceny albo od umowy odstąpić (od umowy nie można odstąpić jeżeli niezgodność towaru z umową jest nieistotna).

8. W przypadku reklamacji z tytułu gwarancji, Sprzedawca zobowiązuje się jedynie do przekazania reklamowanego towaru do właściwego serwisu Gwaranta. Decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu reklamacji podejmuje Gwarant. Informacje o Gwarancie, miejscu, gdzie posiada serwis, czasie załatwienia reklamacji oraz ewentualnych kosztach dostarczenie towarów do Gwaranta określa dokument gwarancyjny.

9. W wypadku niezgodności towaru z umową, gdy sprzedawca nie ustosunkuje się do zgłoszenia reklamacyjnego w terminie 14 dni od daty dostarczenia reklamacja zostaje uznana zgodnie z żądaniem konsumenta.

II. Postępowanie RMA POLCAN Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A.:

1. POLCAN Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. zobowiązuje się rozpatrzeć reklamację w możliwie najszybszym terminie nie dłuższym niż 14 dni licząc od daty dostarczenia produktu.

2. Warunkiem skutecznego rozpoczęcia postępowania reklamacyjnego jest:

• zgłoszenie reklamacji za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) albo telefonicznie, zgłoszenia można dokonać również osobiście w siedzibie Polcan-u albo pisemnie pocztą tradycyjną. Reklamację można zgłosić także za pośrednictwem e-Sklepu Polcan o ile Użytkownik jest w nim zarejestrowany.
• po zgłoszeniu reklamacji użytkownik- konsument otrzymuje numer, RMA, co upoważnia go do dostarczenia, reklamowanych produktów wraz z zgłoszeniem reklamacyjnym do firmy POLCAN.
• w przypadku nieprawidłowego złożenia reklamacji przez Użytkownika-konsumenta, Polcan wezwie Użytkownika-konsumenta do uzupełnienia braków reklamacji w terminie 14 dni od doręczenia takiego wezwania.

Produkt będący przedmiotem reklamacji musi zostać dostarczony do siedziby Polcan albo w inne wskazane miejsce. Zdanie poprzednie nie dotyczy wypadków, w których dostarczenie produktu jest zbędne dla wyjaśnienia sprawy, o czym zadecyduje Polcan albo w sytuacji, w której Polcan zweryfikuje produkt u Użytkownika. Użytkownik zobowiązany jest jednak przekazać produkt, jeśli Polcan uzna to za konieczne. Koszt dostarczenia zwracany jest przez Polcan, jednakże Użytkownik przed dostarczeniem produktu ma obowiązek ustalić z Polcan formę dostarczenia produktu. Produkt może zostać również dostarczony przez Użytkownika za pośrednictwem dostawcy wskazanego przez Polcan.

3. Po zalogowaniu się na stronie www.polcan.pl można na bieżąco śledzić status reklamacji.

4. Tonery i bębny oddawane do reklamacji należy dokładnie oczyścić z proszku.

5. Zgłaszany do reklamacji produkt powinien zostać dostarczony w opakowaniu fabrycznym lub innym opakowaniu zastępczym zapewniającym zabezpieczenie produktu w czasie transportu zarówno przed uszkodzeniami mechanicznymi, jak i elektrostatycznymi.

6. Produkty wrażliwe na ładunki elektrostatyczne (twarde dyski, adaptery, płyty główne komputerowe) powinny być zapakowane w metalizowane torebki antyelektrostatyczne i zabezpieczone przed udarami mechanicznymi w czasie transportu.

7. Produkty wrażliwe na światło (bębny światłoczułe, kartridże zintegrowane z bębnem światłoczułym) powinny być zapakowane w metalizowane lub czarne torebki zapobiegające naświetleniu i zabezpieczone przed uszkodzeniami mechanicznymi w czasie transportu.

8. W przypadku reklamacji towarów, których wady stwierdził autoryzowany serwis producenta należy do reklamacji dołączyć stosowną ekspertyzę opisującą zakres uszkodzenia.

9. W przypadku rozpatrzenia reklamacji na korzyść Użytkownika – Polcan naprawi lub wymieni Użytkownikowi reklamowany produkt na pełnowartościowy lub jeżeli wymiana nie będzie możliwa zwróci należność za reklamowany produkt w ciągu 14 (czternastu) dni od daty rozpatrzenia reklamacji. Wraz ze zwrotem należności za reklamowany produkt, Polcan zwróci także koszty dostarczenia i zwrotu przesyłki.

10. Rozpatrzone, zasadne reklamacje są dostarczane do Reklamującego na koszt POLCANU.

11. Powyższe zasady mają zastosowanie także w przypadku ponownych reklamacji tego samego produktu.

12. W przypadku uszkodzeń powstałych w czasie transportu przesyłki, konsument może odmówić przyjęcia uszkodzonej przesyłki lub sporządzić protokół uszkodzeń w obecności kuriera. Protokół taki musi zostać podpisany przez kuriera.

III. Koszty reklamacji.

1. Rozpatrzone, zasadne reklamacje są dostarczane do Użytkownika - konsumenta na koszt POLCANU.

2. W przypadku rozpatrzenia reklamacji na korzyść Użytkownika – Polcan naprawi lub wymieni Użytkownikowi reklamowany produkt na pełnowartościowy lub jeżeli wymiana nie będzie możliwa zwróci należność za reklamowany produkt w ciągu 14 (czternastu) dni od daty rozpatrzenia reklamacji. Wraz ze zwrotem należności za reklamowany produkt, Polcan zwróci także koszty dostarczenia i zwrotu przesyłki.

3. Polcan dokona zwrotu należności w ciągu 14 dni kalendarzowych w przypadku:

1. uznania reklamacji i braku możliwości naprawy uszkodzonego produktu lub wymiany na nowy.

4. Zwrot należności nastąpi na rachunek bankowy Użytkownika - konsumenta. Polcan nie jest zobowiązany do zwrotu należności bezpośrednio Użytkownikowi - konsumentowi, jeżeli dokonał on płatności za zamówienie przy użyciu cudzego rachunku bankowego, karty kredytowej lub płatniczej. W takim przypadku, w razie wystąpienia jednej z przesłanek zwrotu należności, o których mowa w ust. 4 powyżej, zwrot nastąpi bezpośrednio na rzecz posiadacza rachunku bankowego lub karty kredytowej.

5. Jeżeli Użytkownik-konsument wybrał sposób dostarczenia przedmiotu zamówienia inny niż najtańszy zwykły sposób dostarczenia oferowany przez Polcan, Polcan nie jest zobowiązany do zwrotu Użytkownikowi-konsumentowi poniesionych przez niego dodatkowych kosztów.

UWAGA:

Przyjęcie zgłoszenia jest możliwe tylko po zaakceptowaniu warunków regulaminu:

• Oświadczam, że z powyższym zapoznałem się.
• Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu dla potrzeb rozpatrzenia reklamacji, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) ustawą.

*POLCAN w szczególnych przypadkach zastrzega prawo do przyjmowania zgłoszeń na formularzu, bez zgłoszenia w elektronicznym systemie rma.